ForIT Solutions® Document Archiving System

ForIT Solutions® Document Archiving System este o platforma moderna destinata managementului si arhivarii documentelor si e-mailurilor, avand urmatoarele facilitati cheie:

• scanare documente fizice – digitalizare documente;
• import documente digitale existente;
• import/arhivare e-mailuri;
• monitorizare si arhivare automata a casutelor postale (e-mail) IMAP;
• structurare/organizare documente;
• OCR (Optical Character Recognition) – recunoastere automata a textelor in documente (permite cautarea documentelor scanate dupa continut);
• indexare dupa continut (prin tehnologia OCR sau extragere de texte);
• arhivare in format PDF, Standard PDF/A-1b (ISO 19005-1) si Standard PDF/A-3b (ISO 19005-3).

Scopul sistemului este digitalizarea si organizarea arhivei de documente fizice, organizarea documentelor digitale existente, cautarea si gasirea rapida a documentelor digitalizate. Documente suportate: doc, docx, dotx, rtf, eml, msg, txt, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, tif, jpg, png, bmp.

Componente

• Document Archiving Server: responsabil pentru stocarea, indexarea si arhivarea documentelor;
• Document Archiving Desktop: responsabil pentru scanarea, importul, organizarea, cautarea si regasirea, editarea, vizualizarea si tiparirea documentelor si a e-mailurilor;
• Document Archiving Web: asigura acces rapid, usor si uniform la informatii din sistem de pe Desktop PC, Table PC si SmartPhone.

Document Archiving Server

Document Archiving Server este responsabil pentru stocarea, indexarea si arhivarea documentelor. In momentul in care un document ajunge in baza de date de documente, sistemul va extrage continutul text din documente (folosind tehnologia OCR, daca este cazul) si va arhiva documentele in formatul configurat (PDF, PDF/A-1b, PDF/A-3b). Componenta ruleaza sub forma unui service, sub sistemul de operare Microsoft Windows.

Procesarea documentelor Office (.doc, .docx, .rtf, .txt, .dotx, .odf, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx)

• se deschide fisierul;
• se extrage textul din fisier;
• se arhiveaza (se converteste in formatul configurat).

Procesarea imaginilor (.tif, .tiff, .png, .jpg, .jpeg, .bmp)

• se deschide fisierul;
• se extrage textul din fisier prin OCR;
• se arhiveaza (se converteste in formatul configurat).

Procesarea documentelor PDF

• se deschide fisierul;
• daca pagina contine text, se extrag textele;
• daca pagina contine o singura imagine, se extrag textele prin OCR;
• se arhiveaza (se converteste in formatul configurat).

Procesarea mesajelor de e-mail

• arhivarea automata a conturilor de e-mail (Gmail, Yahoo, etc.) prin interfata IMAP;
• mesajele se citesc periodic din serverul de e-mail;
• mesajele citite se import in sistem;
• mesajele se convertesc in format PDF, PDF/A-1b sau PDF/A-3b;
• in cazul in care formatul de arhivare este PDF sau PDF/A-3b, atasamentele mesajelor sunt adaugate in PDF.

Avantaje

• Management centralizat de documente;
• Arhiva centralizata de documente;
• Acces rapid, usor si uniform la informatii din documente de pe PC, TablePC* si SmartPhone*;
• Editare uniforma a documentelor Office (doc, docx, xls, xlsx) de pe PC, TablePC* sau SmartPhone*;
• Reduce numarul documentelor si a e-mailurilor pierdute;
• Reduce numarul documentelor si fisierelor duplicate;
• Reduce numarul documentelor de versiuni diferite.